많은 고객들을 만나보면 아직도 오프라인 미팅을 좋아하는 계층이 많다. 특히 내가 만나는 고객들은 60년대 생들이 많으므로, 오프라인에서 서로 의견을 전달받기를 바란다.
그러나 이러한 방식으로는 중요한 의견전달 및 의사소통이 어렵다. 또한 향후 발생할 분쟁을 대비하기 위해 최대한 둘만의 시간 보다는 웹에서 만나는 공동의 시간을 가지는 것이 중요하다. 이러한 수단으로 사용되는 것이 이메일이다. 요즘은 각 회사별로 이메일 서비스를 무료로 제공한다. 그것도 아주 훌륭한 이메일 툴을 개발해서 배포한다. 우리는 정말 이런 회사들에게 고맙다고 하고 싶다. 특히 내가 사용하는 메일인 Gmail 은 inbox 라는 새로운 개념의 메일툴을 개발하여 배포하고 있다. 내가 구분하지 않아도 알아서 구분되는 기능이다. 일종에 자동완성기능과 유사하다. 그러므로 때론 불편할 수도 있으니 사용방법을 잘 알아야 한다.
무엇보다 이메일은 스마트폰과 태블릿에서 연동이 잘 되어야 한다. MS OUTLOOK, GMAIL, YAHOO MAIL 을 자주 사용한다. 특히 MAC, iPAD 에서 제공하는 메일계정도 참 좋다. 그러나 사용방법들이 조금씩 달라서 사실 배워나가야 하는 점이 많다. 물론 어렵진 않다. 가장 어려운 메일스타일은 아웃룻이라고 생각한다. 이메일만 잘 주고 받아도 자동으로 고객정보가 완성되는 CRM을 만들어 나갈 수 있다.
내가 한 고객과 즐겨쓰던 대화목록이 저장된다. 특히 내가 사용하는 지메일의 경우 이 기능이 잘 되어 있다. 그러니까 대화의 연속성을 메일에서 알 수 있는 것이다. 다만, 이 경우 주의해야할 점이 있는데, 제목과 본문의 단어선택이다. 메일은 기본적으로 검색어 기반으로 만들어진다. 그러므로 프로젝트명, 담당자 성명 등을 기재해서 메일을 사용해야 향후 검색하기 쉬워진다. 제목없음으로 메일을 보내면 안된다. 그러면 어떤 메일링 서비스 제공업체도 이를 검색해 내기는 어려울 것이다. 결국 내가 보낸 메일을 하나씩 찾아가며 메일을 골라내어야 할 것이다.